Inleiding
Dit privacyreglement dient voor BackStory als basis voor het omgaan met de privacy en de gegevensverwerking van haar cliënten.
Dit reglement voldoet aan de wettelijke vereisten, zoals die in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) zijn vermeld. De verwerking persoonsgegevens is aangemeld bij het CBP (www.cbpweb.nl).
Dit reglement is per 1 januari 2013 in werking getreden.
BackStory, dhr. H.M. Prins, is de verantwoordelijke die de persoonsgegevens bewerkt, gebruikt en bewaard.
Doel
Het doel van het gebruik van de persoonsgegevens van de cliënt is om een profielschets te maken en om het begeleidingsplan van cliënt hierop af te stemmen. Daarnaast wordt voor de monitoring en rapportage/evaluatie van het proces een aantekeningendossier bijgehouden.
Welke gegevens
De persoonsgegevens die BackStory opvraagt zijn:
o Algemene gegevens van cliënt (naam, adres, woonplaats, e-mailadres, opleiding, uitkeringsgegevens, werkgeversgegevens);
o Persoonlijke ontwikkeling – karaktereigenschappen, communicatie, denkpatroon etc.
o Gezinssituatie
o Loopbaanontwikkeling
o Therapeutische achtergronden
o Leefstijlanalyse
o Arbeidsgerichte vragenlijst
Verwerking gegevens
De verwerking van persoonsgegevens vindt alleen plaats door BackStory. BackStory vraagt de cliënt hetzij schriftelijke toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens (via de Overeenkomst van coaching), hetzij mondeling. De schriftelijk verkregen persoonsgegevens worden opgeslagen in een database en bewaard in het dossier van cliënt. De uitgeprinte stukken uit de database worden bewaard in het papieren dossier van cliënt.
BackStory treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Zij draagt tevens zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Vertrouwelijkheid
Uiteraard waarborgt BackStory de Wet op de Privacy en worden de persoonsgegevens met de uiterste zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld. Tevens worden deze gegevens alleen voor het doel gebruikt waarvoor cliënt informatie heeft afgestaan.
Verstrekken van persoonsgegevens aan derden
Persoonsgegevens worden door BackStory slechts verstrekt aan derden zover dit overeenkomt met het doel van de persoonsregistratie, wettelijke vereisten of geschiedt na schriftelijke toestemming van de cliënt of diens gevolmachtigde.
Met instemming van cliënt kan inhoudelijk gerapporteerd worden aan de opdrachtgever of collega’s. Daarnaast kan procesmatig verslag worden uitgebracht over het verloop van het traject waarin b.v. werkgever rechtens op de hoogte worden gebracht. Elke evaluatie wordt vooraf met cliënt overlegd en afgestemd, of vindt plaats in aanwezigheid van cliënt.
Recht op inzage
Cliënt heeft te allen tijde recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. Cliënt dient daartoe een schriftelijk verzoek in te dienen bij BackStory.
BackStory eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.
Aanvulling, correctie of verwijdering
Op verzoek kunnen de opgenomen gegevens worden aangevuld met een door of namens cliënt afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens.
Als gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift van de verwerking zijn, kan cliënt een schriftelijk verzoek indienen bij BackStory waarin wordt verzocht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de gegevens.
Verwijdering blijft achterwege indien een wettelijk voorschrift bewaring vereist.
BackStory zorgt ervoor dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd doch uiterlijk vier weken na aanvraag.
In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van cliënt de gegevens zijn verwijderd.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt cliënt te identificeren, dan noodzakelijk is voor de werking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
De bewaartermijn eindigt 5 jaar na het laatste contact door BackStory met cliënt, tenzij wettelijk anders wordt bepaald.
Klachten
Als cliënt meent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd en/of als cliënt andere redenen tot klagen heeft, kan hij zich wenden tot BackStory. Klachten kunnen worden ingediend tot 1 jaar nadat de begeleiding is beëindigd door BackStory.
